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Module 8 : Règles et valeurs professionnelles

gestionGestion entreprise ambulance (E.T.S.)

Une entreprise doit être organisée et segmentée en postes de gestion:; direction, commercial, personnel.
Le standard est un poste clef, le personnel doit être bien formé et savoir répondre aux rares appels de détresse. L'assurance est obligatoire. Il couvre les biens : locaux, matériel, auto mais aussi responsabilité civile et assistance juridique. Elle ne couvre pas la faute pénale (amendes et/ou prison).


 

Les fonctions

L'ETS (entreprise de transport sanitaire) est organisé en plusieurs fonctions.
Elles permettent de répondre à la question: qui fait quoi dans l'entreprise ?
Selon la taille et les activités de l'ETS, ces fonctions peuvent avoir une importance variable, mais sont toujours présentes:
- une même fonction peut regrouper plusieurs postes de travail
- un même poste de travail peut remplir plusieurs fonctions

C'est l'art de faire fonctionner l'entreprise avec la mise en œuvre de moyens pour améliorer le fonctionnement de l'entreprise en fonction d'objectifs à atteindre.
Ces objectifs doivent permettent à l'entreprise de fonctionner et de se développer, voire de prospérer face à la concurrence et réaliser des bénéfices.

Fonctions de direction et d'encadrement

Le chef d'entreprise

(Artisan, Gérant ou Co-Gérants, PDG, Président du Directoire est ou sont le(s) responsable(s) juridiques(s) de la société.

La direction

assure la gestion et veille au bon fonctionnement des moyens de production et peut s'attacher les services de personnel d'encadrement, servant d'intermédiaire entre celle-ci et le personnel et assumant un certain nombre de responsabilité dans la gestion de l'entreprise.
La structure peut être pyramidale (le chef décide et contrôle tout) ou courte (relation directe employé-patron sans intermédiaire)

Fonctions commerciales

- prospecte de nouveaux contrats ou marchés publics
- distribue des cartes de visite, des objets publicitaires pour fidéliser la clientèle
- coordonne les relations avec la clientèle, les professionnels de santé, les Centres Hospitaliers
- veille au respect des règles de déontologie pour obtenir, maintenir ou améliorer l'image de marque, c'est-à-dire la bonne réputation par le biais du bouche à oreille.
- répond aux plaintes rapidement
- négocie les assurances

L'assurance qualité

Elle fait partie des possibilités. C'est une démarche volontaire afin d'acquérir un label.
Elle repose sur un cahier des charges qu'il faut respecter. Un audit contrôle si les actions sont faites.
Exemple de sociétés de qualification: Qualicert ou Afaq.

Fonctions administratives

Le secrétariat

Il assiste la direction dans les tâches principales, prend les rendez-vous, fait le courrier, le classement et archivage. Il accueille la clientèle et participe aux relations commerciales.

bureauLa comptabilité

- tient la comptabilité journalière
- produit les documents annuels (bilan et compte de résultat notamment)
- règle les impôts, taxes, cotisations sociales
- gère la trésorerie, les crédits

En aucun cas le chef d'entreprise ou gérant doit confondre son compte personnel et celui de l'entreprise

Les ressources humaines

Elles veillent à l'application des règles sociales dans l'entreprise (Code du travail); la convention collective. la formation, congés…
- contrôle la bonne application des règles de droit du travail, la convention collective
- rédige les contrats de travail
- suit et met à jour les dossiers du personnel
- planifie les visites médicales du travail obligatoires
- informe l'ARS des mouvements de personnel
- suit les conditions d'exercice et les documents obligatoires
- organise les plannings, les congés, les plans de formation
- établit les bulletins de salaire
- assure le suivi des feuilles de route

factureLa facturation

Elle saisit et classe les factures, la gestion des subrogations, fait les relances des impayés (Refus de prise en charge par l'assurance maladie, ticket modérateur), solde les factures et archive pendant 10 ans.

Gestion des véhicules et du matériel

- acheter et définir l'équipement
- négocier les assurances
- Informer l'ARS des mouvements de véhicules
- contrôle l'entretien mécanique

Fonctions productrices

Le standard et la régulation

standardIl assure la régulation des transports de l'entreprise.
C'est un poste clef de la société.
Le régulateur est la charnière entre la clientèle et les équipages. Il doit être méthodique et avoir le sens de l'organisation, ainsi qu'une bonne connaissance du secteur géographique. Il doit avoir en permanence le souci de l'image de marque du personnel et de l'entreprise.
Le mieux est de noter sur un cahier numéroté les appels ou enregistrer avec une horloge (ce que font les centres 15) facilitant la justification en cas de contestation.

Attention

  • bien informer le personnel
  • en cas de non assistance à personne en danger (mauvaise réponse à l'appel de détresse)
  • la responsabilité du chef d'entreprise et de l'employé(e) est engagé(e)
L'entretien des véhicules et du matériel

entretien- vérification de la mécanique (Il peut être soutraiter)
- procéder à la désinfection de la cellule sanitaire
- vérifier l'état du matériel embarqué
- vérifier le contenu du nécessaire de secourisme d'urgence, les dates de péremption, les produits utilisés
- vérifier la présence des documents à bord

Les transports

Ils sont effectués par les équipages ou le personnel roulant qui sont les premiers agents commerciaux de l'entreprise puisqu'ils sont en contact permanent avec la clientèle et les professions de santé.
Ils contribuent à l'image de marque de l'entreprise par le respect des règles de déontologie et notamment des obligations prévues par l'accord cadre de mai 2000.

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Assurances

C'est l'entreprise qui s'assure.
C'est une démarche fondamentale du chef d'entreprise responsable.
Pour tout renseignement, il faut s'adresser au Centre de Documentation et d'information de l'assurance.

Inventaires des risques

Il est important de faire, périodiquement l'inventaire des risques auxquels l'entreprise est exposée et évaluer pour chacun d'entre eux, les conséquences possibles.
Il faut ensuite établir une politique de prévention qui permettra d'en limiter les effets au maximum et d'un coût supportable pour l'entreprise.

Bâtiments

Ils sont exposés au risque d'incendie, d'explosion, de la chute de la foudre, de la tempête et de la grêle, de dégâts des eaux, de détérioration en cas de tentative de vol ou de vol avéré.

Matériel

Il est exposé au même risque, y compris le matériel informatique.
Les archives même sur support informatique peuvent être détruites.
Il faudra envisager une méthode de sauvegardes des données (factures, clients) sur un support différent et régulièrement mise à jours et mis à l'abri.
Dans le garage véhicules et matériels divers peuvent aussi être endommagés.
Il faut régulièrement réactualiser en fonction du parc.

Dommages corporels

L'entreprise porte parfois la responsabilité des dommages corporels ou matériels subits par des tiers et dus au chef d'entreprise et au personnel.
Il faut penser au malade qui peut tomber, mais également des biens ou objets lui appartenant qui peuvent être perdus ou détériorés.

Mise à jour

Une fausse déclaration ou une omission, soit lors de la souscription du contrat, soit en cours de contrat, a pour conséquence des clauses d'exclusion. Il faut donc organiser avec soins la gestion des assurances en informant l'assureur des événements qui rendent inexactes ou caduques les réponses données au moment de la souscription du contrat. Il s'agit, par exemple du changement de lieu de garage habituel, de l'utilisation du véhicule ou d'une modification apportée au véhicule

Les Contrats

Contrat de responsabilité civile

contratIl couvre les locaux et les accidents survenus hors de la circulation. Il doit s'étendre aux pertes des affaires du malade, couvrir les indemnités demandées après un accident: chute du brancard par exemple.
Rappelons qu'une faute grave, commise contre la loi n'est pas couverte par une assurance. C'est la responsabilité pénale.
L'assurance ne couvre que la responsabilité civile.
L'employeur peut aussi se reporter contre son employé si la faute est lourde. L'ambulancier, même employé, doit être couvert en prenant sa propre assurance en responsabilité civile. (Voir MACSF, Mutuelle d'Assurance du Corps sanitaire français)
Les couvertures complémentaires sont par exemple:
- conseil juridique et fiscal
- risques professionnelles: recours contre les organismes payeurs.

◁ Revoir les responsabilités civiles et pénales (Module 7)

Contrat automobile

Il doit être complet car le risque est plus important. Notamment la couverture d'indemnisation pour les personnes transportées doit être illimitée.
L'attestation d'assurance doit faire partie des documents à bord du véhicule.

Assuravpances obligatoires

- Les personnes dont la responsabilité est garantie sont l'entreprise propriétaire du véhicule et souscripteur du contrat, le chauffeur, salarié de l'entreprise, tout autre conducteur d'un véhicule de l'entreprise, même s'il a pris le volant contre le gré du chef de l'entreprise. Mais dans ce dernier cas, l'assurance réclamera au responsable le remboursement des indemnités versées à la suite de l'accident.
- Les personnes indemnisées: sont les "tiers" transportés, mais pas le conducteur responsable de l'accident, les salariés de l'entreprise, pendant leur service. Ils seront indemnisés selon la législation sur les accidents de travail.
- Les dommages matériels et corporels subits par autrui, qui résultent d'un accident, d'un incendie ou d'une explosion. Il couvre aussi les conséquences d'accidents provoqués par la chute d'accessoires, d'objets ou de substances. Les marchandises et objets transportés ne sont pas garantis par l'assurance automobile, mais par un contrat spécial" transport de marchandises".

Assurances facultatives
Accidents subis par les passagers et le conducteur

Une assurance séparée" individuelle contre les accidents", commune à plusieurs collaborateurs de l'entreprise, ou la garantie " personnes transportées", valable pour les occupants des véhicules assurés, prévoient principalement le versement d'indemnités en cas d'invalidité ou de décès.
Ces prestations s'ajoutent le plus souvent aux indemnités dues par un responsable et à celles éventuellement versées au titre des accidents de travail.

Pour les dégâts causés au véhicule

L'entreprise a 2 possibilités:
- s'assurer pour tous les dégâts causés aux véhicules, dans une collision, lors d'un choc contre un arbre ou à une voiture en stationnement (garantie " dommages tous accidents"). En général, la somme remboursée est calculée d'après la valeur du véhicule sur le marché de l'occasion.
- s'assurer seulement pour les dégâts résultant d'une collision avec un piéton, un autre véhicule ou un animal dont le propriétaire est identifié ( garantie " dommages collisions".)
L'assurance "vol et incendie" couvre uniquement les dommages causés au véhicule volé ou incendié, ou le remboursement du véhicule lui-même, selon sa valeur au jour du sinistre. Pour le vol des marchandises, il faut un contrat particulier.

◁ Revoir conduite automobile, accident et remplir un constat (Module 6)

penalProtection juridique

Au titre de cette garantie, la société d'assurance prend en charge les recours amiables ou judicaires pour défendre les droits de l'assuré. Mais rappelons que la condamnation pénale éventuelle (amende et/ou prison) est à la charge de l'accusé.

Assistance

L'entreprise peut prendre un abonnement d'assistance, dans le cadre de son assurance auto, par exemple. Différents garanties permettent d'aider le conducteur qui tombe en panne ou qui vient d'être accidenté.

Sinistre

L'entreprise doit déclarer l'accident à l'assureur dans les 5 jours ouvrés.
Pour les accidents de voiture, l'envoi du constat amiable rempli au recto et au verso suffit.

Moyens matériels

Bureautique

faxUne entreprise doit posséder les moyens modernes de communication.
L'usage d'une photocopieuse est utile afin de garder le double des documents comptables et administratifs.
Un fax est une photocopieuse à distance.
Il permet d'envoyer, instantanément une ou plusieurs pages de documents format A4, par ligne téléphonique.
il est de plus en plus remplacé par le document scanné en pdf et envoyer par mail en pièce jointe

Outils informatiques

Ils sont d'usage courant dans une entreprise

Matériel informatique

En entreprise on utilise l'ordinateur dit "PC" avec écran.
A l'hôpital il s'agit d'un simple moniteur relié au réseau de l'établissement.
En transport, on utilisera de plus en plus tablette ou/et smartphone à usage privé et bientôt professionnel.
C'est déjà commencé dans certaines professions comme les pilotes de ligne : avec les protocoles, check list...


▽△ Savoir + : Outils informatisés ▽△

 

Ecran

ecranIl sert à contrôler l'exécution des commandes et lire les données stockées ou celles taper au clavier.
L'écran est en couleur .
Il est à tube (moniteur classique, de moins en moins utilisé) ou à cristaux liquides (écran plat ou LCD).
Sa taille est de 14 pouces (35 cm), 15 p. (38 cm), 17 p. (43 cm), 19 p. (prise selon la diagonale de l'écran) voire plus ou moins .
La finesse de l'image dépend du nombre de points ou pixels qui la composent. Soit 1024*768, 1440*900…voir haute définition 1920 x1080
Il est relié à l'ordinateur par un câble avec des prises VGA ou numérique DVI voire HDMI.
Pour les portables, il est intégré à l'ordinateur.

moniteurMoniteur

C'est un écran qui est relié directement au réseau de l'entreprise, sans ordinateur dans le bureau.

Ordinateur ou PC

tourC'est lui qui commande les fonctions, mais il ne stocke pas les dossiers ou données.
Il possède une mémoire vive (RAM) qui stocke provisoirement les informations à traiter et les logiciels ouverts.
Une fois l'ordinateur éteint (ou une panne de courant !), les informations contenues en mémoire vive s'effacent si elles n'ont pas été sauvegardées sur le disque dur ou le réseau.
La taille de la mémoire est exprimée en mégaoctets (Mo). De 256 Mo elle dépasse plusieurs Go (1 Go= 1000 Mo).
On peut rajouter dans l'ordinateur des barrettes de mémoire.
Le microprocesseur ou CPU est une puce microscopique en silicium qui exécute les programmes, les instructions, effectue les calculs et gère l'ensemble des données.
Il y a 2 marques principales Intel et AMD.
La rapidité est évaluée par la vitesse d'horloge du système exprimée en mégahertz (Mhhz) et par la génération du processeur. C'est ce qui rythme les millions d'informations qui transitent chaque seconde par le microprocesseur.
ll y a maintenant 2 puces (Dual Core) voire 4 pour augmenter la vitesse de travail
La mémoire cache trop souvent oubliée, sa présence augmente visiblement la rapidité du micro-ordinateur.
Certains emplacements à l'intérieur du PC peuvent accueillir des cartes d'extension pour faire un travail supplémentaire: carte graphique, son, vidéo, modem, réseau…

portablePortable

On utilise de plus en plus de PC portables qui sont maintenant aussi performants que les fixes. Ils sont de plus en plus fin et légers (ultraportables)

Tablettes

tabletteElles remplacent les portables avec 3 systèmes d'exploitation : Android (Google), Windows, et Apple.

Archivage

Disque dur

disque durToutes les données: fiches des malades, factures.... sont stockées un dans disque dur. C'est l'archivage.
Attention lors de l'entrée de données à l'aide du clavier, celles ci sont stockées provisoirement dans la mémoire vive de l'ordinateur. Or celle-ci s'efface lorsque l'ordinateur n'est plus sous tension, même pour une micro-coupure de courant (d'où l'utilisation d'un onduleur et parafoudre).
Il faut donc le plus souvent possible, sauvegarder, c'est à dire copier, les nouvelles données ou les modifications de texte sur ce disque dur.
Si vous modifier un travail en cours (texte déjà sauvegarder par ex.), il est utile de conserver l'ancienne version (par ex. " Doc. 1 " et de sauvegarder la nouvelle version sous un nom sensiblement différent ( par ex : "Doc.2 ou Doc. date X ").
Il offre un grande espace de stockage des informations, mesuré en mégaoctets (Mo). A titre indicatif, la lettre " A" occupe 1 octet. 1 octet est composé de 8 bits , unité élémentaire prenant uniquement 2 valeurs : 0 ou 1.
1 mégaoctet peut donc contenir 1 million de caractères. 1 Kilooctet (Ko ) = 1024 Octets
1 Mégaoctet (1 Mo) = 1 048 576 Octets soit un livre complet... 1 Gigaoctet ( 1 Go) = 1 073 741 846 Octets
En résumé:
- le bit : plus petite unité de mesure, il prend la valeur 0 ou 1
- l 'octet : groupe de 8 bits de valeur 00000000 à 11111111 donc 250 choix largement suffisant pour définir les lettres et chiffres, par ex. la lettre A correspond à 01000001.

Les disques durs ont une capacité de stockage de plus en plus impressionnantes (250 Go, 500 Go, 1, 2 To), mais les nouveaux logiciels sont de plus en plus gourmants ainsi que l'archivage comme les photos.
La rapidité d'accès au disque est importante, en général il tourne à 7200 tours par mn.

ysbMémoire flash, clef USB

Un petit boitier branché à une prise USB permet de stocker sur cet élément pas plus gros qu'un porte clef un grand nombre de données (de 250 Mo à plusieurs Go).
Attention ces clefs peuvent transporter des virus.

Réseau, Cloud

cloudNéanmoins tout votre archivage ne repose pas que sur un seul disque dur, qui peut tomber en panne. Tous vos documents risquent d'être détruits comme dans un incendie !!
C'est pourquoi il est utile d'avoir un deuxième système de sauvegarde : 2 eme disque dur en miroir, disque dur externe branché sur l'ordinateur ou utilisation de disque dur amovible qui seront stockés dans un coffre fort.
Mais le mieux est d'utiliser dans une mini entreprise le réseau et des disques réseaux pour une sauvegarde automatique ou mieux externalisé cette fonction en envoyant tous les jours les données à une entreprise spécialisée dans la sauvegarde des données(Cloud, "dans le nuage").

Accessoires ou "périphériques"

sourisSouris

C'est un petit accessoire qui sert à orienter une flèche sur l'écran, il évite parfois de taper sur le clavier. Son utilisation demande un certain apprentissage, surtout pour la génération qui n'a pas connue les jeux informatiques…

clavierClavier

C'est comme un clavier de machine à écrire. Il sert à répondre aux questions de l'ordinateur et à rentrer du texte comme les données: nom, âge, sexe...
Il possède souvent des touches dites de fonction pour imprimer, recopier et donner tous les ordres répétitifs.
La plus connue est la touche OK (enter).

imprimanteImprimante

Elle est reliée par câble à l'ordinateur (port USB ou réseau) ou wifi. Un programme permet de dialoguer avec l'imprimante et de gérer l'impression.
Pour une entreprise il s'agit de modèle à laser donnant une qualité parfaite style livre, comme un livre
Elle permet de faire des économies d'imprimeurs, car les feuilles de l'entreprise à en-tête peuvent être éditées, ainsi que catalogues, cartes de visites et prospectus...
Néanmoins il faut bien calculer le prix de revient d'une feuille car le consommable en cartouche d'encre ou " tuner " peut être important surtout pour la version couleur.

cdLecteur graveur CD, DVD

C'est un lecteur optique intégré à l'ordinateur. Il permet de lire par un faisceau laser des disques qui stockent textes, données sons, photos, vidéos, logiciels, jeux, encyclopédies…
Un CD stocke 700 Mo, un DVD 4,7 Go ou 9 Go. L'appareil grave les CD ou DVD une fois (CD-R) ou plusieurs fois CD-RW (pour Re Writable ).
La durée de vie des disques est limitée et stocké en dehors de la lumière et dans un endroit sec.
Ce n'est donc pas une solution de sauvegarde pour une entreprise.
Il est de moins en moins utilisé et souvent les appareils sont dépourvus de ce périphérique.

scannerScanner

Il s'agit d'un mini-photocopieur relié à l'ordinateur.
Il permet de transférer des photos( format JPEG) et documents dans l'ordinateur (format pdf).
Certains logiciels savent même lire les textes et les retaper automatiquement et les sauvegarder sous forme de traitement de texte. (Logiciel de reconnaissance de caractères ou O.C.R.).
Des imprimantes sont multifonction: impression,fax,scanner

usbPrises USB 2, 3

Elles permettent de brancher de nombreux accessoires. L'USB 3 permet des transferts plus rapides.

Système d'exploitation

A l'ouverture du PC une petite puce électronique où sont stockées des instructions (BIOS) lance l'ordinateur qui recherche le système d'exploitation pour faire fonctionner la machine.

windows- Windows XP professionnel ou Vista, Windows 7,8,9
C'est un système de communication avec l'ordinateur qui affiche sur l'écran des dessins, logos, menus déroulants, icones qui permet une utilisation plus facile. Il ossuffit souvent d'utiliser la souris et de cliquer sur une icône pour pouvoir mettre en route un programme.
- OS
linuxC'est un autre système utilisé par Apple.Il est moins utilisé dans le milieu professionnel
- Linux
système plus simple et surtout gratuit. Mais son emploi est réservé aux connaisseurs

Réseau, internet

Carte réseau, Ethernet

reseauUne prise RJ45 relie le PC au fil en cuivre d'un réseau téléphonique ou un cable optique.
Les ordinateurs sont reliés entre eux par un réseau ethernet et partage une même imprimante.
Un hub relie les différents cables.
Une boite (Livebox, freebox…) selon le fournisseur d'accès relie votre réseau privé au standard téléphonique.
On utilise actuellement, via le réseau PT une liaison ADSL (Asymetric Digital Subscriber Line ).
Il peut se transformer en fax, d'accéder au réseau Internet avec un haut débit.
Il permet de communiquer avec le monde entier, soit en dialogue écrit ou par voix ( téléphone sans surcout).

Wifi

wifiLes appareils communiquent entre eux sans fil et aussi avec l'extérieur via un routeur (la box)

bluetoohBluetooth

Système de communication sans fil entre 2 appareils électroniques pour échanger des données sur une très faible distance (quelques dizaine de cm)

nfcNFC

(Near Field Communication ou communication en champ proche.
Contact très rapproche entre 2 appareils comme les smartphones.
Utilisé dans les transports RATP (pass Navigo), ils vont se développer pour payer sans argent liquide.

Logiciels

Les programmes ou logiciels sont livrés sous forme de DVD ou télécharger via internet.
Stockés sur le disque dur, ils donnent des ordres aux PC.
office- Traitement de texte
C'est une machine à écrire performante puisqu'elle permet de stocker le texte tapé et surtout de le modifier sans tout réécrire. Des lettres types sont conservées. Il n'y a plus qu'à ajouter la date et le nom du correspondant.
Le logiciel le plus connu est WORD® dans la suite OFFICE® de microsoft.
Il existe une version gratuite Openoffice ou liveoffice.
- Tableur
C'est une super machine à calculer. Elle permet de stocker sa gestion bancaire, ses prévisions budgétaires. Un minimum de programmation est nécessaire, mais il est souple. Le plus classique est EXCEL®, version gratuite openoffice.
- Gestionnaires de données
Ils permettent de stocker les coordonnées des fournisseurs et clients, de gérer les stocks et permettre la facturation.
Il est difficile de programmer ces logiciels sans un minimum de connaissance. Citons: Filemaker, Lotus, Access.
- Programmes tout prêt
Certains programmes peuvent faire la comptabilité complète de l'entreprise: facturation, livre de compte, relevé fiscal. D'autres peuvent faire les feuilles de paye.
Il est très important lors du choix du logiciel de bien connaître les services après-vente et la possibilité de récupérer les données sauvegardées avec un autre programme… au cas où celui-ci disparaîtrait !

Lexique

- Adresse
Pour échanger du courrier électronique, l'entreprise doit posséder une adresse de messagerie de style ambulance.dupont@wanadoo.fr, La deuxième partie concerne votre fournisseur et la fin fr France ou com.
- Adresse IP
C'est le code exact (numéro) de votre PC
- BIOS
Petit logiciel stocké sur une puce qui permet de faire démarrer le PC
- Bug
C'est une erreur dans un programme bloquant le fonctionnement
- Cookies
Petit fichier enregistré à votre insu sur le PC pour bien connaître vos habitudes, mais sert aussi à sélectionner vos préférences à l'ouverture d'un site internet.
- Ethernet
Système de câbles reliant les appareils informatiques de l'entreprise. C'est le réseau.
- Firewall
Ou Pare-feu . C'est une porte qui empêche, via le réseau d'entrer dans l'entreprise et de tout détruire
- Lien hypertexte
C'est un mot ou une phrase soulignée, souvent en bleu. En cliquant dessus on ouvre une adresse internet sur une page précise
- Mise à jour ou Update
C'est la modification d'un logiciel pour l'améliorer et corrigé les erreurs
- Périphérique
Appareil qui se branche sur le PC via un port USB
- Pilote
Petit logiciel qui fait marcher les périphériques ou une carte vidéo, son…
- Spam
Message électronique non attendu envoyé à un grand nombre de personnes. Il est parfois porteur de virus si on l'ouvre
- Spyware
Logiciel espion qui s'installe le disque dur

 


Télématique ou télétransmission

teleC'est l'utilisation combinée de l'informatique et d'un réseau de télécommunication.
C'est l'action de transmettre à distance une information.
Dans le domaine du transport sanitaire, elle permet de transmettre les factures à l'assurance maladie, dans le cadre de la subrogation afin d'obtenir une prise en charge rapide et facilitée des prestations de transport sanitaire.
La procédure comporte:
- constitution des dossiers de transport qui doivent être complets
- saisie informatique de la facturation grâce à ces documents
- télétransmission par l'intermédiaire d'un réseau protégé, des lots de facture vers les Centres de paiement compétents
- envoie dans les 48 h des dossiers de transport (papiers) concernés, ainsi que le bordereau de télétransmission
-dans les 5 jours de la télétransmission, règlement à l'ETS du bordereau par le Centre de paiement
En l'absence de télétransmission, c'est-à-dire utilisation uniquement des dossiers de transport papiers, le Centre de paiement à 21 jours pour régler les factures.

▷ Voir site Ameli

Standard

C'est un poste de travail important dans une entreprise de transport sanitaire. Il sert à répondre aux appels téléphoniques, réguler les transports et s'occupe souvent des taâches administratives.
Il est nécessaire d'avoir plusieurs lignes notamment une ligne pour les appels d'urgence. La personne qui répond au téléphone doit être informé de sa lourde responsabilité, notamment le risque pénal de non assistance à personne en danger.
Il doit noter toutes les coordonnées de l'appelant et donner une réponse fiable immédiatement.
Il doit rassurer, accueillir, conseiller et savoir faire attendre le temps nécessaire à l'intervention. Tout appel demande une réponse.

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Comptabilité

compteC'est une technique d'enregistrement à l'aide d'un plan comptable, dans des comptes :
- des opérations réalisées par l'entreprise
- à partir de pièces justificatives, les pièces comptables
Il y a une synthèse annuelle par l'intermédiaire de 2 documents comptables: le bilan et le compte de résultats.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

comptabiliteObligatoire

Le code de commerce impose la tenue d'une comptabilité quotidienne et de produire une fois par an un bilan comptable et un compte de résultat.
Elle permet les contrôles par les organismes fiscaux et les organismes sociaux (URSSAF).

Utile

Car c'est un instrument qui permet une meilleure gestion de l'entreprise.
Le chef d'entreprise utilise la comptabilité comme principal outil de gestion car elle permet
- d'analyser la santé économique de l'entreprise,
- la négociation auprès des organismes de financement et de crédit,
- l'évaluation du fonds en cas de cession de l'entreprise.

Budget

Dépenses

Essence, Fourniture de bureau, Petit outillage, Loyer, leasing ou crédit bail, entretien et réparations (matériel et véhicule), assurances, honoraires, communications téléphoniques, publicité, impôt et taxes, salaires, charges sociales (salariés et chef d'entreprise), charges financières.

Recettes

Ce sont les interventions, donc le remboursement par la sécurité sociale.

Investissement

L'amortissement, c'est la constatation en écriture de l'usure d'un bien, usure liée à l'utilisation, à la technologie.
C'est la reconstitution du capital investi pour acheter ce bien. Il concerne tout achat de bien dont le prix est supérieur à une somme fixé par la loi; il s'agit d'un investissement. L'avantage est qu'il est amorti.

Règles comptables

Il y a obligation de tenir à jour des livres comptables.
Ils doivent être, cotés et paraphés par le greffe du Tribunal de Commerce.
Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les livres. Ils ne doivent comporter ni ratures, grattages, surcharges. L'arrachage de page est interdit.
Les sommes seront rigoureusement transcrites pour leur montant exact et non arrondies.
Chaque écriture doit être justifiée (factures).
- livre journal : Il enregistre jour par jour les opérations de l'entreprise.
- livre d'achat : Il comptabilise les frais, investissements (facture des fournisseurs)
- livre des recettes (factures des clients)
- livre de trésorerie (Recettes / Dépenses )
- livre d'inventaire
- livre de paie. Il accompagne un livre d'entrées et sorties du personnel.

Obligations fiscales

impotsLes sociétés (SARL ou SA) sont soumis à l'impôt sur les sociétés. Le taux est variable selon la nature des bénéfices : non distribués ou distribués (dividendes aux associés)
Le bénéfice d'une entreprise individuelle est soumis à l'impôt sur le revenu
Il faut faire une déclaration sur imprimé fiscal en fournissant les documents obligatoires au régime fiscal choisi.

T.V.A. ou taxe à la valeur ajoutée

L'artisan doit reverser au Trésor public, la T.V.A., encaissée pour le compte de l'état. En fait, il ne reverse que la seule différence entre la TVA reçue des clients et la TVA payée aux fournisseurs. La TVA n'est donc pas une charge pour les entreprises.

Plan comptable

Pour faciliter l'écriture et la lecture des comptes tout le monde utilise la même méthode qui est le plan comptable.
C'est une méthode d'écriture et de lecture applicable à toutes les comptabilités.
Chaque compte traduit une partie de la vie économique de l'entreprise et est subdivisé en 2,3,4 ou 6 chiffres (par ex.,607 achat de marchandise, 411 compte clients…).
Il est divisé par classe de comptes:
- Comptes de bilan
•1. Comptes de capitaux (Capital, emprunts)
•2. Comptes d'immobilisation (Outil de travail)
•3. Comptes de stocks (de matière, de produits)
•4. Comptes de tiers (créances, dettes)
•5. Comptes financiers (trésorerie, caisse…)
- Comptes de résultats
•6. Comptes de charges (Appauvrissements)
•7. Comptes de produits (Enrichissements)

Exercice comptable

C'est le découpage de la vie de l'entreprise en tranches annuelles permettant de déterminer un résultat.
L'exercice comptable s'étend sur un an/12 mois, sans pour autant être calqué sur l'année civile

Pièces comptables

Ce sont les documents qui permettent de justifier et de vérifier tout enregistrement comptable. Elles sont obligatoires et doivent être conservées pendant 10 ans.
Exemples: factures fournisseurs, factures clients, bordereaux de remise, talons de chéquiers, relevés de banques, livre de paie…

Synthèse annuelle

Bilan

C'est un document obligatoire à l'issue de chaque exercice comptable. Il renseigne sur la richesse de l'entreprise à une date donnée, c'est la photographie du patrimoine de l'entreprise. La lecture se fait sur 2 colonnes, une pour l'actif (tout ce que possède l'entreprise, les biens), l'autre le passif, tout ce que doit l'entreprise, dettes).
Le résultat de l'exercice est obtenu par différence entre le patrimoine au début de l'exercice et le patrimoine à la fin de l'exercice (pertes ou bénéfices).

Compte de résultat

C'est un document obligatoire à l'issue de chaque exercice comptable. Il renseigne sur l'activité économique de l'entreprise durant une période (exercice comptable), c'est le film de l'exercice écoulé, des causes de variation du patrimoine. La lecture se fait sur 2 colonnes: une pour les charges (appauvrissements, toutes les dépenses), l'autre pour les produits (enrichissements, toutes les recettes).

Le résultat d'exploitation s'exprime en pertes ou bénéfices.

 

Résumé

 

Points clefs

  • Chacun doit connaître sa fonction dans l'entreprise et son "profil de poste" c'est à dire ce qu'il doit faire
  • L'erreur d'une jeune entreprise est de dépenser en oubliant les charges sociales et fiscales qui arrivent plus tard...
  • Responsabilité pénale = amendes ou/et prison non couvert par l'assurance
  • Responsabilité civile= indemnités couvert par l'assurance
  • Propre assurance en responsabilité civile pour chaque ambulancier
  • Toujours sauvegarder ces documents et les conserver
  • Une comptabilité est obligatoire contrôlée par le fisc et l'URSSARF

Compétences à acquérir

Objectifs de formation

  • prendre en compte les différentes contraintes et responsabilités liées au travail en équipe ;
  • organiser son travail au sein de l'équipe et de l'entreprise en fonction des besoins des patients pour optimiser la qualité de la prise en charge ;

Savoirs associés

  • La définition de l'équipe de soins et les responsabilités de chaque acteur.
  • Notions d'organisation du travail.
  • Les outils de planification des transports.
  • Règles d'organisation de l'activité dans une équipe de soins :
    • la journée de travail : actions quotidiennes, à la semaine, au mois... ;
    • les rythmes de travail et leur utilité ;
  • l'organisation du travail dans un groupe : quand, avec qui, pour quoi faire ;
  • Formation des pairs et règles d'encadrement d'un stagiaire : objectifs de stage, tutorat, évaluation.

Pratiques :

  • Organisation du travail en fonction de la quantité des activités, des urgences, et des priorités.
  • Planification du travail en fonction du travail des autres membres de l'équipe.
  • Intégration et positionnement au sein d'une équipe soignante.
  • Encadrement des stagiaires ou des nouveaux collègues :
    • projet d'encadrement ;
    • tutorat ;
  • évaluation.
  • Participation à des groupes de travail et contribution à l'élaboration de projets.

Niveau d'acquisition et limites d'exigence :

  • Le rôle et la participation de chaque membre de l'équipe de travail sont abordés.
  • Le résultat en terme de production d'un travail d'équipe est analysé et valorisé, les moyens pour y parvenir sont traités.

Conseil

 


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Dr Pierre BLOT chim